Le planning des séances

Le planning est la vue centrale de l'administration, elle regroupe tout ce qui concerne les séances et les réservations.

Une séance associe un coach, une activité, une plage horaire, une capacité maximale, un coût en crédits et, éventuellement, une récurrence.

Créer une séance

• Un double-clic sur une case du calendrier ouvre le formulaire, déjà positionné sur la date et l’heure cliquées. Le bouton d’ajout crée une séance sans date pré-remplie.
• Les caractéristiques de la dernière séance créée (coach, activité, durée, capacité, crédits, récurrence) sont reprises par défaut : créer une série de séances similaires ne demande que quelques clics.
• La durée de fin s’ajuste automatiquement quand l’heure de début change, pour conserver la durée choisie.
• Le coût en crédits accepte les décimales (0,5 ; 1 ; 2,5) et peut valoir 0 pour une séance gratuite.
• Créer une séance dans le passé est autorisé : cela sert à enregistrer une séance après coup.

Les séances récurrentes

La récurrence peut être quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Les occurrences sont générées automatiquement sur deux mois glissants et complétées au fur et à mesure : il est inutile de créer les séances une par une. Toutes les occurrences forment une série.

• Toute modification d’une séance récurrente demande si elle porte sur cette seule occurrence ou sur la série à partir de cette date.
• Le passage d’une récurrence à « Aucune » supprime les occurrences futures de la série.
• L’heure locale est conservée à travers les changements d’heure : une séance à 18 h reste à 18 h après le passage à l’heure d’hiver.

Déplacer et modifier

Une séance se déplace par glisser-déposer et se rallonge en étirant son bord. Une séance déjà commencée ne peut pas être déplacée. Les personnes inscrites à une séance déplacée reçoivent automatiquement un email de changement d’horaire.

Supprimer une séance depuis le formulaire supprime, au choix, l’occurrence seule ou toute la série. Les réservations concernées sont annulées et les crédits remboursés.

Le détail d’une séance

Un clic sur une séance ouvre son détail : date, horaires, coach, activité, récurrence, coût en crédits, remplissage (inscrits sur capacité) et liste nominative des participants avec le statut de chaque réservation.

• Un participant s’ajoute en le recherchant par son nom : la réservation est créée et les crédits débités.
• Si la personne n’a pas assez de crédits, un avertissement l’indique. L’inscription peut être confirmée malgré tout : le solde passe alors en négatif.
• Retirer un participant annule sa réservation, lui rembourse ses crédits et lui envoie l’email d’annulation.
• Les inscriptions faites depuis le planning ignorent les garde-fous prévus pour les clients (délai minimum et maximum de réservation, nombre de réservations simultanées, solde de crédits). En revanche, la capacité maximale et l’interdiction des doublons ne sont jamais contournables.

Lire le calendrier

• Le statut d’une séance traduit son remplissage : disponible, limitée (elle se remplit) ou complète. Il est calculé, jamais saisi à la main.
• Les vues jour, semaine et mois sont interchangeables ; la vue et la date en cours sont conservées dans l’adresse de la page, qui peut donc être mise en favori ou partagée.
• Les filtres par coach et par activité restreignent l’affichage. Sur mobile, un balayage horizontal change de période.
• Le calendrier se rafraîchit tout seul chaque minute : les réservations prises par les clients apparaissent sans recharger la page.

Les règles qui encadrent les réservations des clients (délai minimum, horizon maximum, nombre de réservations simultanées, délai d’annulation) se règlent dans l’onglet Réservation des paramètres.